Bewust of onbewust deel je persoonsgegevens met ons. Wij hechten veel belang aan je privacy en vinden het daarom van belang dat er zorgvuldig wordt omgegaan met je persoonsgegevens. Daarom hebben wij in deze privacyverklaring uiteengezet welke persoonsgegevens wij verzamelen, hoe wij met je persoonsgegevens omgaan en welke rechten je hebt.

De privacyverklaring kan worden gewijzigd als gevolg van bijvoorbeeld wetswijzigingen en/of wijzigingen die het bestuur belangrijk vindt. Deze wijzigingen zullen we in principe niet communiceren, tenzij de impact hiervan groot zal zijn naar inschatting van het bestuur van HRTC DOK. Daarom is het raadzaam om deze privacyverklaring regelmatig te lezen.

Verwerkingsdoeleinden
HRTC DOK verzamelt en verwerkt je persoonsgegevens voor onderstaande doelen.

• Registreren van uw lidmaatschap
  Wanneer je lid wilt worden van HRTC DOK, is het noodzakelijk dat wij weten wie je bent. Aanmelden voor een lidmaatschap bij HRTC DOK gebeurd via het aanmeldformulier op de website.
• Aan de hand van het aanmeldformulier verzamelen wij de volgende gegevens:
  • Voornaam
  • Voorletters
  • Achternaam
  • Geboortedatum
  • Adres
  • Postcode
  • Woonplaats
  • Telefoonnummer (vast)
  • Telefoonnummer (mobiel)
  • E-mailadres
  • Geslacht
  • IBAN-bankrekeningnummer
  • Machtiging inzake het incasseren van contributie
• Naast het lidmaatschap kunnen deze gegevens ook worden gebruikt om:
  • • Registratie van huurfietsen zowel racefiets als MTB
    • Kilometerregistratie t.b.v. toerfietsen
• Versturen van informatieve e-mails
  HRTC DOK kan gedurende het jaar informatieve informatie sturen per e-mail.
• Nieuwsbrief
  HRTC DOK stuurt opgezette tijden een nieuwsbrief om informatie van de activiteiten te delen met de mensen die zich hebben aangemeld voor deze nieuwsbrief. Aan en afmelden kan via de links die in de nieuwsbrief is vermeld en gaat automatisch. Het is ook mogelijk zelf de gegevens aan te passen.
• Registeren bij bestellen van kleding
  Naast de genoemde informatie onder punt 1 registreren we bij het bestellen van kleding ook de maatkleding en aantal kledingstukken.
• Registeren van uw gegevens ten behoeve van chipregistratie
  Tijdens evenementen die HRTC DOK organiseert, kan er gebruik gemaakt van chipregistratie van MYLAPS. Om een goede chipregistratie mogelijk te maken verzamelen wij je gegevens voor de registratie door middel van MYLAPS. Aan de hand van je opgave aan de inschrijvingstafels bij de evenementen verzamelen wij de volgende gegevens:
  1. Gegevens onder punt 1
  2. Bondslidnummer KNWU
  3. Barcode basislidmaatschapspas KNWU
  4. Barcode wedstrijdlicentie KNWU
  5. Soort licentie KNWU
  6. Transpondernummer
  7. HRTC DOK heeft verwerkingsovereenkomsten of gegevens worden doorgegeven aan:
  • • NTFU
    • KNWU
    • Gemeente Den Helder (overheid)
    • Bank voor het verwerken van incasso
• Website HRTC DOK
  • De website maakt geen gebruik van cookies
  • Uw bezoek aan de website van Wielervereniging HRTC DOK wordt beveiligd door een SSL-certificaat.
  • Website maakt gebruik van een contactformulier. De persoonsgegevens vanuit deze formulieren worden maximaal twee jaar bewaard en indien noodzakelijk langer.
• Foto en film opnames
  Tijdens de activiteiten die HRTC DOK organiseert kunnen foto en film worden gemaakt voor verschillende media ter promotie van de activiteiten en HRTC DOK in het algemeen. Denk aan het podium voor de prijzen, flyers voor promotie, foto’s voor krantenartikelen.
  Bij inschrijving van je lidmaatschap of bij inschrijving van activiteiten verleen je toestemming aan HRTC DOK om foto en filmopnames te mogen gebruiken. Dit is ook van toepassing voor ouders of verzorgers van kinderen die tijdens de activiteiten aanwezig zijn.
• Publicaties
  Bij evenementen, wedstrijden of andere competitieve activiteiten kunnen uitslagen worden gepubliceerd in verschillende media o.a. website van HRTC DOK. Door het deelnemen aan deze activiteiten geef je toestemming om uw gegevens genoemd onder punt 1 in combinatie met de geleverde prestatie te mogen publiceren.
• Bewaartermijn persoonsgegevens
  HRTC DOK bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende categorieën van persoonsgegevens:
• Registratie lidmaatschap: gedurende de looptijd + 2 jaar
• Financiële gegevens: 7 jaar volgens wetgeving
• E-mails: 3 jaar tenzij ten behoeve van de organisatie van HRTC DOK
• Kledingformulieren: gedurende de looptijd + 2 jaar
• Registratie huurovereenkomsten (fietsen): gedurende looptijd +2 jaar
• Registratie chipregistratie: gedurende de looptijd KNWU + 2 jaar
• Uitslagen van wedstrijden en andere competitieve zaken: 3 jaar tenzij ten behoeve van de organisatie van HRTC DOK
• Overige bepalingen
  • HRTC DOK deelt geen persoonsgegevens met derden zonder je toestemming
  • Inzien van persoonsgegevens kan via een aanvraag per mail naar secretaris@hrtcdok.nl tenzij HRTC DOK op grond van wettelijke bepalingen niet gehouden is om deze inzage te geven.
  • Klachten over de verwerking van je persoonsgegevens kun je mailen aan secretaris@hrtcdok.nl